Differenzen in der Buchhaltung: Teil 1 - Buchungsdifferenzen

Ich habe eine Differenz. Das Konto geht nicht auf.

So oder so ähnlich, kennt jeder der in irgendeiner Form etwas mit Buchhaltung oder Abrechnung zu tun hat. 

Ich möchte versuchen Ihnen die Angst vor einer Differenz zu nehmen. Vorab zwei gute Nachrichten. 

Moderne Finanzbuchhaltungssysteme nehmen uns immer mehr händische Arbeit und damit auch die Möglichkeit Fehler zu machen ab.

und

Ich habe in den letzten dreizig Jahren jede Differenz gefunden. 

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Wenn ich von Differenzen in der Buchhaltung im allgemeinen spreche dann sind damit Differenzen gemeint die es, bei fehlerfreier Eingabe nicht geben dürfte.

Ich spreche hier im wesentlichen von Differenzen zwischen einem Sollbestand (z.B. Kontoauszug oder Kassenbuch) und dem in der Buchhaltung ausgewiesenen Saldo des Fibukontos. 

Wie genau gehe ich nun vor wenn mir eine Differenz unterkommt?

1. Ruhe bewahren

2. Differenz beziffern

3. Zeitraum in dem die Differenz aufgetreten ist feststellen. D.h. Welcher Fibu Saldo ist der letzte der gestimmt hat.

4. Kontrolle nach eventuell vergessenen, doppelt gebuchten oder gelöschter Beträgen.. 

Fürt dies noch nicht zum Aufspüren unseres Problemes geht es weiter mit

5. Verdoppeln Sie die Differenz und beleuchten Ihre Buchungen nochmals ob Ihnen der Betrag ins Auge springt. Sollte dies so sein haben Sie warscheinlich Soll und Haben verwechselt.

6. Dividiert man die Differenz durch neu und erhält eine glatte Zahl liegt eine Zahlendreher vor. Beispiel: Sie haben 38.561 statt 38.651 verbucht. Differenz 90 / 9 = 10 !!!

7. Sollten wir bis hierher keine Erfolg haben ziffere ich die Buchungen aus. In meiner Praxis hat es sich tatsächlich bewährt alle infrage kommeneden Buchungen aus der Finanzbuchhaltung auszudrucken (Kontenblatt) und dise vom Kontoauszug oder vom Kassenbuchblatt abzustreichen. 

Sie finden den Fehler. Ganz sicher.

8. Wenn nicht, zur Seite legen wenn möglich und morgen früh nochmal mit frischen Augen dasselbe nochmal oder wenn möglich Ihre Kollegin oder Kollegen draufschaen lassen. Manchmal sieht man den Wald vor leuter Bäumen nicht.

Warum habe ich den Fehler bisher immer noch nicht gefunden? Dann suchen Sie eventuell mehrer Fehler nicht nur einen.

9. Bitte wieder bei Punkt 7, weitermachen. 

Fazit:

Buchungsdifferenzen sind Fehler die wir gemacht oder importiert haben. Und diese findet man immer. Versprochen.